「風邪気味なので、今週はテレワークにします」

「タスクが一段落したから、午後は半休を取ろうかな」

5年ほど前までは決して一般的でなかった、そんなワークスタイル。この数年で、私たちの働き方は「より効率よく、より自由に、より自分らしく」変化しました。

その一方、自由度が上がれば管理の煩雑さは増すもの。ソニーネットワークコミュニケーションズでは、難易度の上がった人事・総務業務をサポートするソリューションを提供しています。

その中から、今回はスマートオフィスソリューション「Nimway」（ニムウェイ）とクラウド勤怠管理システム「AKASHI」（アカシ）をご紹介。各サービスが、誰のどのような課題を解決するものなのか、実際に導入したお客さまからの反響も含めて、担当者2名に聞きました。

オフィスDXが理想の働き方をつくる。「効率化と生産性アップ」以上に期待できること

――以前と比べ、お二人はどのようなところに働き方の変化を感じますか？

北岡：一番はテレワークの浸透ですね。前職ではエンジニアとして働いていましたが、コロナ禍前だったこともあり、業種問わず全社員が出社していました。パソコンは持ち出し禁止で、出社しないと何もできないから、自ずと労働時間も長くなっていました。

宮野：世間的に数年前まで出社は当たり前でしたよね。私も前職では朝早くに出社し、5〜6社の外回りをして、終わったら再び会社に戻って仕事していました。最近はお客さまとのコミュニケーションもオンライン会議が中心です。出社もハイブリッドワークに切り替わり、世の中がずいぶん働きやすくなりました。

北岡：フルリモート化した企業も多く、エンジニアの友人は「自宅の方が、作業効率が良い」「もしフル出社を求められたら転職する」とよく話しています。そんな意見を聞いていると、この先企業が「出社」にこだわりすぎると、人材が新たに獲得できなかったり流出してしまったりするのではないかと感じます。

宮野：最近は「休みの取り方」にも変化が生まれ、直前に休暇申請が出せたり、時間単位での休暇取得ができたりする企業も増えています。今後も時代の流れに合わせ、企業はますます変化を求められるでしょうね。

――その一方で感じるのが、人事や総務の方の業務量の増加です。

北岡：自由な働き方が広がる一方、総務や労務の業務は煩雑になっています。また、ハイブリッドワークになった企業の多くは、フリーアドレス化を進めています。「オフィスはどれくらいの広さが必要か」「どのような席をいくつ作ればいいか」はもちろん、導入後も「レイアウトは最適か」「席の取り合いなどの混乱がなく、皆が快適に使えているか」を判断しなければいけません。そのためには定量的なデータを集める必要も出てくるんですよね。

宮野：「勤怠管理」でいえば、労務担当しか職種別の労働条件を把握していない、という属人化されたケースも。紙やExcelで管理していたため、毎月20〜30時間かけて一人ひとりの勤怠実績と労働条件を照合していたというお客さまもいらっしゃいました。

――それらを解消する「オフィスDX」。導入で期待できる変化を教えてください。

北岡：オフィスDXのメリットは

・業務効率化が図れること
・コスト削減が叶うこと
・データ収集が可能になり、最適解を見つけやすくなること

です。その結果、さまざまな働き方や環境を自社内に構築していける。それが、オフィスDXがもたらす変化ですね。

【Nimway】フリーアドレスの課題を一挙に解決。データドリブンでオフィスを最大限に活用する

――ここからは、オフィスDXを叶える各サービスについてお聞きしたいと思います。まずは「Nimway」について教えてください。

北岡：「Nimway」は、フリーアドレス化したオフィスの使用状況を可視化するサービスです。

具体的には
・Webやアプリからのワークスペース予約
・同僚が社内のどこにいるかの確認
・現在の空室、空席状況の可視化
などが叶います。

――フリーアドレスでは「少しの間席を外したら、違う人が座っていた」ということもありますが、「Nimway」では起こりませんよね。

北岡：「Nimway」では、座席に取り付けられた人感センサーが利用状況を検知し、離席後一定時間は席を使用中のステータスのままにしてくれるため「数分席を外したら、違う人に席を取られていた」ということが起きないのです。また、着席も自動で検知するため、「席に座ったらステータスを“使用中”に変更する」などの操作も不要です。

――マップも見やすく、色彩に心地よさを感じます。

北岡：専門のマップクリエイターがおり、オーダーメイドで制作しているんです。パッと見てわかりやすいよう線の太さを変えたり、席の形状をイメージしやすくしたり。マップはその会社で働く皆さんが日々ご覧になるものなので、心地よさを感じられるようにこだわっています。

――社内のどこに同僚がいるかを探せる機能も便利ですよね。その一方で「今は探されたくない」と拒否する機能があるのも助かります。あの「拒否する機能」はなぜあるのですか？

北岡：「Nimway」はヨーロッパ発のサービス。そのため、「個人を守る」という観点がしっかりと盛り込まれています。「誰がどこにいるか、すべてが可視化されている便利さ」は理解しつつも、「今は探されたくない」と思うことは誰しもあります。その気持ちは些細なものでも、守るべきものですよね。

「Nimway」が目指したのは「不公平感のない、フェアな存在」です。Bluetooth通信をオンにしたままでいればいくらでも「監視」できますが、ITをどう使うかは、私たちの倫理観が重要になると感じています。

――「Nimway」の考えに共感し、今では国内海外あわせて100社以上が導入しています。お客さまの声を教えてください。

北岡：「データが取れることでレイアウト変更や座席の増減など、次のアクションを決定しやすくなった」「会議室の空予約が多く、実際は使われていなかったことが発覚した」など、さまざまな声を頂戴しています。

これまでは、オフィス入居・移転時やレイアウト変更時に導入いただくことが多かったのですが、2023年から【1席あたり1,200円（税抜）（※1）】の月額課金プランを作ったことで「現在のオフィスの稼働率を知りたい」という問い合わせも増加しました。モニターのある席とない席を設けて利用率の違いをテストし、次期の設備検討を行うなど、新たな使われ方も進んでいます。

（※1）大規模プラン（201席～1,000席）の場合。中規模プラン（101～200席）の場合、1席あたり1,600円（税抜）。該当しない席数やその他オプションとの組み合わせにも対応

【AKASHI】シンプルなUIとサポート品質で選ばれて20年。社労士による導入サポートも

――続いて、クラウド勤怠管理システム「AKASHI」について教えてください。

宮野：「AKASHI」は、前身を含め約20年続くサービスで、少人数から中小・中堅企業、大企業まで幅広く、あらゆる業種の企業でご利用いただいています。

「AKASHI」の特長は次の通りです。

・必要な機能に絞り、低コストを実現していること
・UIがシンプルでわかりやすいこと
・サポートが充実していること

――どのようなサポートがあるのでしょうか？

宮野：サポートはさまざまありますが、なかでも、「初期設定に社労士（社会保険労務士）がサポートとして入る」オプションが好評です。雇用形態や勤務形態は企業ごとに異なるため、設定ではカスタマイズが必要になります。

法律を遵守できているかのチェックは、自社で社労士に依頼するか、労務管理の担当者が自らやるしかありませんでした。その結果、「設定を誤り、知らない間に法令違反になっていた」というケースもあったようです。

法的観点からのチェックをプロの社労士に任せられるため、お客さまからは「安心して使える」というお声を頂戴しています。

――勤怠管理といえば、タイムカードでの打刻やExcelもありますよね。

宮野：紙やExcelで勤怠管理を行なっている企業は近年いっそうの減少傾向にありますが、まだまだ数としては多いんです。集計に係る工数はかなり大きく、紙の場合は保管場所の確保も負担になっていると思います。

また、業界的には、オンプレミスでシステム構築していたお客さまがクラウド型に移行している流れもあります。2020年段階でのクラウド型製品の導入はごく一部でしたが、ここ数年で着実に数が伸びています。今後、費用面でも「使いやすさ」の面でも、ますますクラウド型の勤怠管理システムの需要が伸びていくと感じています。

働き方も、個人のキャリアも、住む場所も諦めない。オフィスDXが私たちの未来を変える

――「Nimway」と「AKASHI」の、今後の展望を教えてください。

北岡：「Nimway」を実際にお使いいただくのは、導入先企業に勤めている従業員の方々です。「Nimway」を使うことで働く環境をよりよいものにし、働く人のエンゲージメントを上げていけたらと思っています。

宮野：「Nimway」と「AKASHI」は別サービスですが、人事・総務系領域を幅広くフォローできるものです。さらに、光回線やネットワークインテグレーションをはじめ、ソニーネットワークコミュニケーションズのさまざまなサービスとあわせてご提供することで、お客さまへより大きな価値をお届けできると考えています。

――10年後、世の中の働き方がどのように進化していてほしいですか？

北岡：10年後は、いま以上にどこでも働けるように変わっていてほしいですね。いまは、優秀な人材が都市部に集中したり、地元に拠点がないことから憧れていた企業への就職を諦めたりしています。

生まれ育った地域で自由に仕事ができれば、地方貢献にもつながるはずです。将来はメタバースで出社するような未来も来るかもしれない。そんなふうに、「どこで暮らすか」を仕事に左右されずに決められる未来を楽しみにしています。

宮野：最近は、会社に縛られず、個人のキャリアを重視する人が多いかと思いますが、働き方で諦めざるを得ないこともあると聞きます。場所や時間に制約されず、個人のキャリアを無限に伸ばせるような社会であってほしいですね。そうした社会へ一歩ずつ近づくよう、価値あるソリューションを提供していきたいです。

最後までお読みいただきありがとうございました。
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